Zo laat je een evenement vlekkeloos verlopen

Het organiseren van een evenement vraagt natuurlijk om best wat denkwerk. Er zijn zoveel aspecten waar je over na moet denken, dat er al snel iets tussendoor schiet. We geven je dan ook graag een aantal handige tips die ervoor zorgen dat jij niets vergeet en jouw evenement vlekkeloos kan verlopen!

Zo laat je een evenement vlekkeloos verlopen

1. Het vervoer

Hoewel veel gasten wellicht met eigen vervoer komen, is het wel belangrijk om voldoende mogelijkheden te bieden. Hoe makkelijker het is om op het evenement te komen, hoe groter de kans dat er weinig afmeldingen zijn. Zo kun je de routes en mogelijkheden van het openbaar vervoer meesturen in de uitnodiging, of een aantal studentchauffeurs inschakelen via studentchauffeurs.nl; helemaal ideaal voor die speciale gasten die net wat extra aandacht verdienen. Studentchauffeurs zijn in te schakelen tegen een mooi tarief; en daar bespaar je nog geld mee ook!

2. De parkeermogelijkheid

Het is belangrijk om andere vervoersmogelijkheden zoveel mogelijk te promoten, om een overvolle parkeerplaats te voorkomen. Komen je gasten toch met eigen vervoer? Dan is het belangrijk om de parkeermogelijkheden duidelijk aan te geven en ervoor te zorgen dat het parkeren goed georganiseerd wordt. Geef de parkeerroute op tijd met borden aan, en schakel één van je studentchauffeurs in om het parkeren te organiseren. Zo kunnen je gasten direct hun auto kwijt en vervolgens van je evenement genieten.

3. Zorg voor back-up

Hoewel je natuurlijk duidelijke afspraken met je leveranciers en andere belanghebbenden hebt staan, is het altijd belangrijk om voor back-up te zorgen. Mocht een leverancier of vrijwilliger uitvallen, dan kun je de back-up direct inschakelen om escalaties en problemen te voorkomen. Zorg dat deze back-up voor alle aspecten van het evenement aanwezig is. Van het entertainment en de vrijwilligers tot de catering en muziekinstallaties.

Extra tip: Zorg natuurlijk ook voor de juiste verzekeringen waar je op terug kunt vallen mocht er iets fout gaan.

4. All hands on deck!

Schakel zoveel mogelijk vrijwilligers of medewerkers in die je ondersteunen tijdens dit evenement. Zeker wanneer het om vrijwilligers gaat kun je er vanuit gaan dat er een aantal uit zullen vallen en uiteindelijk niet aanwezig kunnen zijn. Hoe langer je lijst, hoe groter de kans dat jij uiteindelijk voldoende mensen aanwezig hebt om je te ondersteunen gedurende het evenement.

5. Houd de planning in het oog

Maak een duidelijk en overzichtelijk draaiboek waar alle belanghebbenden inzicht in hebben. Maak een duidelijke rol- en taakverdeling zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is, en leg dit in dit draaiboek vast. Gebruik dit draaiboek als de planning van de dag, en breng zo min mogelijk wijzigingen aan. Weet iemand even niet meer wat hij of zij moet doen? Dan kan deze persoon dit direct in het draaiboek terugvinden.


Abonneer je op onze

met besparingstips en gratis excel huishoudboekje 2019.










© 2010-2019 - zobespaarjegeld.nl algemene voorwaarden partners