Geld besparen door het gebruik van een digitale handtekening; menig bedrijf is zich nog niet bewust van deze optie. Vandaag de dag bieden diverse softwareleveranciers de mogelijkheid aan bedrijven om intern, maar ook externe partijen documenten digitaal te laten ondertekenen. Het gevolg hiervan is dat je geld bespaart, en dat willen we natuurlijk allemaal!
Toelichting voorafgaande:
Het onderstaande artikel heeft vooral betrekking op grote bedrijven, die jaarlijks duizenden of meer facturen, contracten en overige documenten laten ondertekenen. Wanneer er sprake is van tientallen documenten die jaarlijks ondertekend dienen te worden, zal je met een digitaal ondertekenproces weinig kosten besparen.
Besparen op administratiekosten
Administratieve taken zijn vaak tijdrovend. Het opstellen van een factuur, het afdrukken van het document en de verzending nemen enkele minuten in beslag. Gaat het om honderden documenten? Dan kost dat al gauw tientallen arbeidsuren. Hierin verschilt digitaal ondertekenen weinig van een fysieke handtekening.
Het onderscheid ligt in het feit dat bij fysiek ondertekenen de getekende documenten teruggestuurd worden, waarna ze gescand en gearchiveerd dienen te worden, vaak zowel op print als digitaal. Voor honderden fysieke documenten kost dit al gauw meer arbeidsuren dan het opstellen en verzenden. Een digitale handtekening houdt daarentegen in dat het document na ondertekening automatisch wordt gearchiveerd, waarna het kan worden gedownload. Vandaar dat je geen documenten handmatig hoeft te archiveren en je daarmee op administratiekosten bespaart.
Geen verzendkosten
Het verzenden van een factuur via gewone post naar honderden klant kan oplopen tot honderden euro’s. Bij het gebruikt van gecertificeerde post ligt dit bedrag vele malen hoger. Door je documenten digitaal te laten ondertekenen betaal je helemaal geen verzendkosten. De facturen worden namelijk rechtstreeks verzonden via het platform en kunnen vervolgens ondertekend worden, waarna ze gearchiveerd worden.
Kosten voor het materiaal
Documenten fysiek laten ondertekenen houdt in dat gebruik moet worden gemaakt van papier en een toner. Honderd pagina’s printen kost in dat geval rond de €7. Met elke honderd pagina’s neemt het bedrag uiteraard lineair toe. Door te werken met een digitale handtekening bespaar je ook hierop, aangezien je helemaal geen materiaalkosten hebt. Documenten worden digitaal opgesteld, verzonden, ondertekend en gearchiveerd.
Inschrijvingskosten
De enige kosten die je alleen met digitaal ondertekenen maakt, zijn de inschrijvingskosten. Hier kan soms tientallen euro’s verschil in zitten, afhankelijk van de softwareleverancier. Al met al varieert de prijs vaak tussen de 25 en €50 per maand voor 200 documenten.
Maak jij al gebruik van digitaal ondertekenen?
Door documenten digitaal te laten ondertekenen kunnen grote bedrijven jaarlijks duizenden euro’s besparen. Samengevat bespaar je enorm op administratie en verzendkosten, met ook nog een kleine besparing op materiaalkosten. Het enige dat daar tegenover staat, is een klein maandelijks bedrag in de vorm van inschrijvingskosten. Met een aantal gerenommeerde softwareleveranciers binnen de Nederlandse markt, heb jij eigenlijk geen reden om nog langer te wachten. Start vandaag nog, zodat je snel geld kunt besparen!
